1. Un microclima controlado en el que la humedad relativa esté entre 50-60% y la temperatura se mantenga entre 16-21º C. Esto se puede lograr mediante sistemas de aire acondicionado con extracción de humedad. Sin embargo, el mejor sistema es la ventilación natural que esté renovando el aire dentro del área de depósito, con lo cual se controla la aparición de agentes biológicos (hongos, bacterias, insectos).
2. Utilizar iluminación apropiada. Recuérdese que la luz fluorescente, pese a emitir poco calor, transmite rayos ultravioleta que provoca alteraciones químicas en el documento (fragilidad y desintegración), en tanto que la luz incandescente, siendo que provoca más calor, emite rayos infrarrojos que afectan la composición física del papel (amarillamiento). Se sugiere usar la luz fluorescente, pero con filtros difusores de rayos ultravioleta.
3. No adosar la estantería a las paredes para evitar condensación. Separarla del suelo al menos 6 centímetros.
4. Evitar la exposición de documentos originales. Utilizar técnicas de reprografía (microfilmación, por ejemplo) para disminuir su uso y deterioro.
5. Cubrir con filtros las ventanas de depósito para evitar la irradiación solar directa.
6. Disponer los locales de depósito en las áreas más seguras y sólidas del edificio principal.
7. No disponer las tuberías e instalaciones eléctricas descubiertas cerca del área de depósito.
8. Utilizar estantería metálica, preferiblemente tipo mecano de acabado liso y pintada en polvo al horno a altas temperaturas. Su altura recomendada es 2.20 metros, asegurándola al piso y a las paredes, o bien entre estantes.
9. Guardar los documentos en cajas adaptadas a su formato para evitar dañarlos.
10. Girar instrucciones claras y específicas a los usuarios sobre la manera correcta de manipular los documentos.
11. Evitar el transportar los documentos a mano para evitar accidentes. Utilizar carritos con rodines.
12. Implantar planes de contingencia para el salvamento de documentos esenciales.
13. Mantener cerradas las ventanas o colocarles filtros para evitar en ingreso de partículas atmosféricas contaminantes (ácido sulfúrico, por ejemplo, polvo, humo, vapores, sales, gases, etc.).
14. Eliminar el uso de prensas metálicas, clips, grapas y sostenedores en los documentos, así como materiales adhesivos inestables (cinta adhesiva) que emigran al documento deteriorándolo.
15. Asegurar la limpieza del sudor y grasa de las manos de usuarios, así como evitar el uso de saliva para manipular los documentos.
16. Hacer visitas de inspección periódicas a las áreas de almacenamiento , con el objeto de detectar la presencia de elementos nocivos a la conservación de los documentos y combatirlos a tiempo (suciedad, roedores, insectos, niveles altos de humedad y temperatura, etc.).
17. Mantener un programa permanente de limpieza de los pisos, paredes y techo de los depósitos, utilizando paño húmedo y evitando el uso de escobas.
18. No disponer basureros en el piso de los depósitos para no atraer insectos y roedores.
19. Tener un plan permanente de fumigaciones (desinsectación –insectos- y desinfección –hongos y bacterias-).
20. Sellar entradas y salidas por donde transitan los roedores. Colocar faldones de caucho en las puertas de acceso a las áreas de almacenamiento documental, para evitar el ingreso de insectos.
21. No colocar plantas dentro ni cerca del área de depósito.
4. Evitar la exposición de documentos originales. Utilizar técnicas de reprografía (microfilmación, por ejemplo) para disminuir su uso y deterioro.
5. Cubrir con filtros las ventanas de depósito para evitar la irradiación solar directa.
6. Disponer los locales de depósito en las áreas más seguras y sólidas del edificio principal.
7. No disponer las tuberías e instalaciones eléctricas descubiertas cerca del área de depósito.
8. Utilizar estantería metálica, preferiblemente tipo mecano de acabado liso y pintada en polvo al horno a altas temperaturas. Su altura recomendada es 2.20 metros, asegurándola al piso y a las paredes, o bien entre estantes.
9. Guardar los documentos en cajas adaptadas a su formato para evitar dañarlos.
10. Girar instrucciones claras y específicas a los usuarios sobre la manera correcta de manipular los documentos.
11. Evitar el transportar los documentos a mano para evitar accidentes. Utilizar carritos con rodines.
12. Implantar planes de contingencia para el salvamento de documentos esenciales.
13. Mantener cerradas las ventanas o colocarles filtros para evitar en ingreso de partículas atmosféricas contaminantes (ácido sulfúrico, por ejemplo, polvo, humo, vapores, sales, gases, etc.).
14. Eliminar el uso de prensas metálicas, clips, grapas y sostenedores en los documentos, así como materiales adhesivos inestables (cinta adhesiva) que emigran al documento deteriorándolo.
15. Asegurar la limpieza del sudor y grasa de las manos de usuarios, así como evitar el uso de saliva para manipular los documentos.
16. Hacer visitas de inspección periódicas a las áreas de almacenamiento , con el objeto de detectar la presencia de elementos nocivos a la conservación de los documentos y combatirlos a tiempo (suciedad, roedores, insectos, niveles altos de humedad y temperatura, etc.).
17. Mantener un programa permanente de limpieza de los pisos, paredes y techo de los depósitos, utilizando paño húmedo y evitando el uso de escobas.
18. No disponer basureros en el piso de los depósitos para no atraer insectos y roedores.
19. Tener un plan permanente de fumigaciones (desinsectación –insectos- y desinfección –hongos y bacterias-).
20. Sellar entradas y salidas por donde transitan los roedores. Colocar faldones de caucho en las puertas de acceso a las áreas de almacenamiento documental, para evitar el ingreso de insectos.
21. No colocar plantas dentro ni cerca del área de depósito.
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