sábado, 6 de septiembre de 2008

7. Conservación Documental

v Concepto:

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

v MARCO JURÍDICO

Constitución Política.

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.
Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.

Código Procedimiento Civil.

Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.

Ley 47 de 1920.

Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.



Ley 39 de 1981.


Artículos 1, 2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.
Ley 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones.

Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura.

Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.
Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

Código de Comercio.

Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990
Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.
Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

v ACTIVIDADES:

En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.

En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema
Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:

v Diagnóstico integral.
v Sensibilización y toma de conciencia.
v Prevención y atención de desastres.
v Inspección y mantenimiento de instalaciones.
v Monitoreo y control de condiciones ambientales.
v Limpieza de áreas y documentos.
v Control de plagas.
v Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
v Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación
v de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo,
v determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).
v Apoyo a la reproducción.
v Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
v Establecimiento de medidas preventivas.
v Implantación de Planes de contingencia.
v Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
Para iniciar con este proceso se debe tener en cuenta las unidades de instalación, como también las unidades de conservación de las cuales hablaremos a continuación:


7.1 RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO

Entre los recursos básicos de cualquier administración encontramos los físicos, soporte y apoyo de toda actividad. En el archivo, igual que en otras disciplinas, nos valemos de ellos para realizar con eficiencia y eficacia el oficio de archivistas.

Daré una visión de conjunto de todos recursos, mostrando lo práctico y funcional de ellos, para transformar el espacio, de tal manera que ayude a ubicar a las personas y a hacerles más agradable su permanencia en el lugar de trabajo.


7.1.1 Muebles y Equipos para Archivos

a. Archivadores, gabinetes o estanterías

Estos muebles se fabrican con madera o metal que es lo más recomendable. El gabinete de acero es el más recomendable, sobre todo si es elaborado a prueba de fuego. Los de madera son poco prácticos porque no ofrecen protección contra el fuego y su funcionamiento puede efectuarse por los cambios de temperatura, por la humedad, por la polilla, el comején y otros insectos.
v Archivador Vertical


Mueble de 1 ó más gavetas destinadas a la clasificación vertical de los documentos. Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su fácil manejo.

v De 1 ó 2 gavetas: Se coloca, generalmente, junto al escritorio en oficinas pequeñas, para los documentos activos.
v De 3 gavetas: Mide, aproximadamente, igual que un mostrador corriente y puede usarse para separar el área de la recepción del área de trabajo.
v De 4 ó 5 gavetas: Son de uso corriente en las oficinas y se recomiendan para depositar archivo activo y semiactivo.





v Archivador Horizontal



Mueble, generalmente cerrado, destinado a la clasificación horizontal. El conjunto se cierra con 1 ó más cortinas de láminas.



v Archivador Lateral



Permite la clasificación suspendida lateral, se conoce también como archivador de basculante o de válvula.





v Archivador Rodante





Consta de estaciones de trabajo y de hileras circulares; cada hilera se mueve independientemente y las estaciones están equipadas con teléfonos para que los archivistas suministren información.




v Archivador Mecánico




Este archivo no descarta el procesamiento de los documentos antes de ser colocados en carpetas, pero ofrece mayor facilidad y rapidez en el manejo de los documentos. El archivista tiene acceso a cualquier sección, donde desee archivar o localizar un documento o carpeta, con sólo oprimir los botones que aparecen a la izquierda de los anaqueles.




v Archivador Electrónico




Es el más sofisticado, de reciente fabricación. Esta equipado con dispositivos ópticos para localizar el material. Los documentos se guardan en una bóveda, frente a la cual se encuentra la mesa de trabajo; desde ella el archivero controla la ubicación de los documentos.





Los archivadores deben colocarse fuera de las zonas de circulación, para evitar accidentes.


b. Ficheros y tarjeteros





Muebles de 1 ó más gavetas de poca altura; las fichas y tarjetas se colocan horizontal o verticalmente y se desplazan, las unas en relación con las otras, por un espacio constante que asegura la visibilidad de las referencias y la señalización.

Existen los ficheros y tarjeros de gavetas o de comportamientos, con cierre o sin él, y de gran capacidad. Es muy conveniente diferenciar los archivadores de los tarjeteros o de los ficheros. En los archivadores se guardan documentos; y en los y ficheros, fichas o tarjetas, donde existen registros y datos.






c. Clasificadores




En el procedimiento general para archivar encontraremos que la cuarta operación es distribuir, y consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden formar el grupo una letra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación preliminar de los documentos, se usan los clasificadores. Los clasificadores se fabrican en distintos tamaños, modelos y materiales, y sus usos son diversos; por ejemplo, para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios etc. Esta clasificación puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que utilice la empresa; para esto hay clasificadores con rótulos en blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada organización.

viernes, 5 de septiembre de 2008

7.1.2 Unidades de Conservación

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garanticen su preservación e identificación. Puede ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Es el conjunto de elementos necesarios para realizar las actividades archivísticas.

a. Las Carpetas


Son dos hojas de cartulina o Manila, cartón prensado o de fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se llama pestaña; viene del mismo tamaño de la carpeta, o de la mitad, la tercera parte, la cuarta o la quinta parte de esa extensión. La más usada es la de corte de un tercio (1/3). La rotulación de la carpeta se hace sobre la pestaña. Una carpeta tiene capacidad máxima para 100 documentos. Debe conservar su forma original, doblando los pliegues de expansión que tiene marcados en el lomo. Estos son los pliegues grafados.







La carpeta adicional se rotula exactamente igual que la primera y se coloca en la gaveta, siguiendo el orden cronológico.

v Carpeta con solapas laterales
Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.

Material:
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH ³ 7)
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro
Resistente al doblez y al rasgado
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua
La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo 320 g/m2.

v Carpeta colgante


En los archivadores las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguías, productos que se pueden adquirir comercialmente.

Internamente, dentro de las celuguías, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2, cartulina propalcote de mínimo 320g/m2, cartulina bristol/bond).

Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseño no incluye adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

Las carpetas deben ser diseñadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.

Dimensiones: Ancho de la cartulina: 45,5 cm.
Largo del pliegue: 35 cm.
Ancho cubierta posterior: 23,5 cm.
Este ancho incluye una pestaña de 1,5 cm. para identificación.
Ancho cubierta anterior: 22 cm.


No se deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación.


b. Bolsas



Llamadas también sobre o fundas. Se uso está determinado por el volumen del material o por su consulta periódica, como las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más se usan tiene separadores o compartimientos dentro de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.

Para el archivo electrónico existen carpetas y bolsas diseñadas con características especiales.











c. Legajos



Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella. En cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el más actualizando, al principio o al final. El legajo se identifica con los siguientes datos:

v Identificación de la empresa.
v Nombre de la dependencia a la cual pertenece.
v Título para el archivo.
v Código de la serie.
v Nombre de la serie y subserie.
v Año al cual pertenecen los documentos.




Se recomienda la utilización de los legajos; estos evitan la pérdida de documentos ocasionada cuando se tienen que prestar las carpetas.




d. Cajas para archivo



Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen a su adecuada manipulación y organización. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben seleccionar diseños acordes con el formato de los documentos.

Cabe aclarar, que las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos y en cuanto al material, éstas deben ser fabricadas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.

Recubrimiento interno:. Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales.

Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, preimpreso con identificación de la entidad.




v ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO HISTÓRICO




Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm. x alto: 25,5 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 12,5 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 42,5 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación

Diseño: Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las unidades interiores como carpetas, legajos o libros.










v ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO CENTRAL

Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 40 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.

Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su manipulación, puede ser utilizada en el archivo histórico.



e. Libros y tomos



Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Cada una de las partes, de obras impresas o manuscritas de cierta extensión, con paginación propia y encuadernada de forma separada.





































































jueves, 4 de septiembre de 2008

7.1.3 Soportes para el almacenamiento de información

Son todos aquellos dispositivos, ya sean internos o externos, donde se guardan físicamente los archivos de un sistema. Las unidades de almacenamiento bien pueden ser los documentos en soporte papel, los cuales son los más comunes, los microfilmes, los CD, las memorias USB, etc. Todos aquellos dispositivos que guarden alguna información.

El papel


El papel es una estructura obtenida en base a fibras vegetales de celulosa, las cuales se entrecruzan formando una hoja resistente y flexible. Para los papeles o cartulina que serán destinados a usos en los que la impresión es muy importante, se requiere un superficie muy tersa y brillante.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.



b. Rollos de Microfilmación



La microfilmación es la técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

El microfilme es un material muy estable para el registro de documentos que contienen información escrita. De hecho, el microfilme de calidad tipo plata, es decir, la película revestida de una capa de gelatina con bromuros de plata, ocupa el segundo puesto entre los soportes permanentes de información, inmediatamente después del papel de buena calidad, es decir de P.H. neutro (sin ácido).



c. Diskettes



La unidad de 3,5 pulgadas permite intercambiar información utilizando disquetes magnéticos de 1,44 MB de capacidad. Aunque la capacidad de soporte es muy limitada si tenemos en cuenta las necesidades de las aplicaciones actuales se siguen utilizando para intercambiar archivos pequeños, pues pueden borrarse y reescribirse cuantas veces se desee de una manera muy cómoda, aunque la transferencia de información es bastante lenta si la comparamos con otros soportes, como el disco duro o un CD-ROM.
Para usar el disquete basta con introducirlo en la ranura de la disquetera. Para expulsarlo se pulsa el botón situado junto a la ranura, o bien se ejecuta alguna acción en el entorno gráfico con el que trabajamos (por ejemplo, se arrastra el símbolo del disquete hasta un icono representado por una papelera).


d. Unidad de CD-ROM






La unidad de CD-ROM permite utilizar discos ópticos de una mayor capacidad que los disquetes de 3,5 pulgadas hasta 700 MB. Ésta es su principal ventaja, pues los CD-ROM se han convertido en el estándar para distribuir sistemas operativos, aplicaciones, etc.
El uso de estas unidades está muy extendido, ya que también permiten leer los discos compactos de audio.
Para introducir un disco, en la mayoría de las unidades hay que pulsar un botón para que salga una especie de bandeja donde se deposita el CD-ROM. Pulsando nuevamente el botón, la bandeja se introduce.


e. USB



Es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash para guardar la información que puede requerir o no baterías (pilas), en los últimos modelos la batería no es requerida, la batería era utilizada por los primeros modelos. Estas memorias son resistentes a los rasguños (externos) y al polvo que han afectado a las formas previas de almacenamiento portátil, como los CD y los disquetes.



f. Cintas Magnéticas


La cinta magnética es un tipo de soporte de almacenamiento de información que se graba en pistas sobre una banda de un material magnético, generalmente óxido de hierro o algún cromato. El tipo de información que se puede almacenar en las cintas magnéticas es variado, como vídeo, audio y datos.


Hay diferentes tipos de cintas, tanto en sus medidas físicas, como en su constitución química, así como diferentes formatos de grabación, especializados en el tipo de información que se quiere grabar.
Los dispositivos informáticos de almacenamiento masivo de datos de cinta magnética son utilizados principalmente para respaldo de archivos y para el proceso de información de tipo secuencial, como en la elaboración de nóminas de las grandes organizaciones públicas y privadas. Al almacén donde se guardan estos dispositivos se lo denomina cintoteca.



g. Fotografías y Negativos


La fotografía es el proceso de capturar imágenes y almacenarlas en un medio de material sensible a la luz, basándose en el principio de la cámara oscura, con la cual se consigue proyectar una imagen captada por un pequeño agujero sobre una superficie, de tal forma que el tamaño de la imagen queda reducido y aumentado su nitidez. Para almacenar esta imagen, las cámaras fotográficas utilizaban hasta hace algunos años exclusivamente la película sensible, mientras que en la actualidad se emplean, casi siempre, sensores CCD y CMOS y memorias digitales; es la nueva fotografía digital.







7.1.4 Documento Electrónico

Los nuevos soportes tecnológicos conviven con los documentos en papel, existiendo en muchos casos duplicidad de soportes por el paso a papel de los documentos electrónicos, y en otros casos a la inversa, con la digitalización de documentos. Por lo anterior, podemos decir que nos hemos introducido al desarrollo de un nuevo derecho enmarcado en la libertad y la confianza, acorde a un hecho fáctico imposible de negar como es la interdependencia de los Estados y en general de la comunidad internacional, a través de la interacción y unión por medio de los avances tecnológicos.

v CONCEPTO:

Se ha definido el documento electrónico como “La representación en forma electrónica de hechos jurídicamente relevantes, susceptibles de ser representados en una forma humanamente comprensible”.

En ese orden de ideas, se encuentra que el mensaje de datos entendido como documento electrónico también es susceptible de ser firmado, de tener un titular o creador, e igualmente, puede diferenciarse cuando un mensaje de datos es un documento electrónico original y auténtico, en la medida que no ha sido alterado.


v NORMATIVIDAD:

El artículo 175 del código de procedimiento civil: “Medios de prueba: sirven como pruebas la declaración de parte, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del juez.”

Ley 270 de 1996: Establece por primera vez en la legislación colombiana, el reconocimiento del documento electrónico (validez y eficacia) cuando en su artículo 95 dispone : “Tecnología al servicio de la Administración de Justicia : El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica de la pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información. Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones.”

Ley 223 del 20 de diciembre de 1995, artículo 37: eleva la factura electrónica a la categoría de factura de venta.

Circular del 14 de mayo de 1997 expedida por la secretaría jurídica de la Presidencia de la República: en ella se determina que el derecho de petición de los ciudadanos que se realice mediante el uso de las modernas herramientas tecnológicas (internet, por ejemplo), debe ser asumido como si fuese una petición de la que trata el artículo 23 de la Carta Política.

Decreto 2150 de 1995, artículo 26, en el que se establece la forma de utilización de los sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos al interior de la Administración Pública: “Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.”

v VALOR PROBATORIO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO:


El documento electrónico, para poseer valor probatorio, debe reunir los mismos requisitos de un documento o instrumento percartam, esto es aquellos requisitos que se refieren a la esencia del documento mismo. En primer término, deberá reunir las exigencias instrumentales probatorias propias de todo acto o contrato, como:

a) ser instrumento público o privado, de aquellos reconocidos por el ordenamiento jurídico como tales;

b) reunir los requisitos de eficacia que establecen los códigos de procedimiento, para que tengan valor probatorio en juicio.


7.3.4.1 Factura Electrónica
En términos muy resumidos, el uso de la Factura Electrónica es un proceso que trae solo ventajas a la empresa que se adhiere a este nuevo sistema, siempre que cuente con el software apropiado y el asesoramiento correcto.

A diferencia de la emisión de facturas tradicionales, la factura electrónica es emitida en un formato estándar, de modo que pueda ser transferida en forma digital al SII, y en forma digital o impresa en papel al destinatario.

El emisor prepara la factura en su computador, donde puede revisarla y modificarla si fuese necesario. Una vez completada la envía por INTERNET, tanto al Servicio de Impuestos Internos como al receptor final (cliente). Si el receptor tiene un computador, puede ver e imprimir la factura para proceder a su posterior pago. O bien, si el receptor cuenta con el software apropiado, podrá ingresar directamente el contenido de la factura electrónica a su sistema computacional, sin necesidad de digitar sus datos.
¿Cuáles son los beneficios del uso de Factura Electrónica?
Hay tres tipos de beneficios que se desprenden del uso de la Factura Electrónica: reducción de los costos directos, reducción de los costos indirectos y mejoramiento del servicio al cliente.

7.2 UNIDADES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES

v Documentos en soporte papel: Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.
Humedad Relativa y Temperatura.
Temperatura de 15 a 20°c con una fluctuación diaria que no exceda los 2°c. Humedad Relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos.
- Para documentos en formato análogo como fotografías, microfilmes, cintas magnéticas, rollos de microfilmación entre otros, y digitales como disquetes, CD, DVD, se tendrá en cuenta lo siguiente:
v Fotografías y Negativos: deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro. Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Humedad Relativa y Temperatura.
Fotografía Blanco y negro:
Temperatura de 15º a 20ºC.
Para conservación permanente la temperatura deberá ser inferior a 15ºC.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Para conservación permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.
Fotografía a color
Temperatura menor a 10ºC.
Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC. Humedad relativa de 25% a 35%.
v Rollos de Microfilmación: deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
Humedad Relativa y Temperatura.
Temperatura de 17 a 20ºC.
Humedad relativa de 30% a 40%.
v Cintas Magnéticas: Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.
Humedad Relativa y Temperatura.
Temperatura de 10 a 18ºC.
Humedad relativa de 40% a 50%.
v Disquetes y los CD: podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.
Humedad Relativa y Temperatura.
Temperatura 14 a 18ºC
Humedad relativa de 40% a 50%.

7.3 CONDICIONES AMBIENTALES NECESARIOS EN LOS DEPÓSITOS DE ARCHIVO

Se debe garantizar la aireación continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de intercambio se establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las características espaciales del inmueble.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellas.
a. Filtrado de aire
Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos.
b. Iluminación
- El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.
- La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación.
- La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta.
- La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar
- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
- Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada.

c. Seguridad
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales.
d. Mantenimiento
Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.
Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos, tanto estos como las medidas de corrección y reacción en caso de siniestro se consignaran en el plan de prevención de desastres.
En todo caso las especificaciones técnicas y las condiciones ambientales señaladas en el numeral 2 también se aplicarán en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, para el correcto funcionamiento de los archivos públicos.

7.4 PROCESOS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

Conservación es:

“... el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro”.

Por consiguiente, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevención y restauración. Esto es la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos.

Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la información que consigna.

¿Cuándo un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación?
Cuando mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para transmitir la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Por lo tanto, si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada su capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que esté en buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a que su contenido original puede ser fácilmente transmitido.
Ahora bien, para lograr una buena política de conservación documental, es preciso ocuparse de dos tareas: la preservación y la restauración.

7.4.1 CONSERVACIÓN PREVENTIVA

Preservación es:

“...la organización y programación de toda clase de actividades relacionadas con la conservación de las colecciones en general;...”
Por tanto, la preservación involucra a todas aquellas acciones preventivas que contribuyan al buen estado del acervo documental. Quiero esto decir, que la preservación se anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteración o deterioro, cuya mayoría son de carácter extrínseco, o sea que se ciernen en el medio que rodea al documento. En consecuencia, la preservación busca eliminar el daño ocasionable, no el ocasionado.

La conservación preventiva es una necesidad fundamental para las entidades que custodian el patrimonio cultural, pues resulta indispensable para asegurar el eficaz cumplimiento de sus funciones. De esta manera, el planteamiento preventivo ofrece un radio de acción más amplio, donde uno de sus principales aportes es el enfoque sistemático, global e integral frente a la protección de los bienes culturales.

METODOS PREVENTIVOS DE CONSERVACIÓN

1. Un microclima controlado en el que la humedad relativa esté entre 50-60% y la temperatura se mantenga entre 16-21º C. Esto se puede lograr mediante sistemas de aire acondicionado con extracción de humedad. Sin embargo, el mejor sistema es la ventilación natural que esté renovando el aire dentro del área de depósito, con lo cual se controla la aparición de agentes biológicos (hongos, bacterias, insectos).
2. Utilizar iluminación apropiada. Recuérdese que la luz fluorescente, pese a emitir poco calor, transmite rayos ultravioleta que provoca alteraciones químicas en el documento (fragilidad y desintegración), en tanto que la luz incandescente, siendo que provoca más calor, emite rayos infrarrojos que afectan la composición física del papel (amarillamiento). Se sugiere usar la luz fluorescente, pero con filtros difusores de rayos ultravioleta.
3. No adosar la estantería a las paredes para evitar condensación. Separarla del suelo al menos 6 centímetros.

4. Evitar la exposición de documentos originales. Utilizar técnicas de reprografía (microfilmación, por ejemplo) para disminuir su uso y deterioro.

5. Cubrir con filtros las ventanas de depósito para evitar la irradiación solar directa.

6. Disponer los locales de depósito en las áreas más seguras y sólidas del edificio principal.

7. No disponer las tuberías e instalaciones eléctricas descubiertas cerca del área de depósito.

8. Utilizar estantería metálica, preferiblemente tipo mecano de acabado liso y pintada en polvo al horno a altas temperaturas. Su altura recomendada es 2.20 metros, asegurándola al piso y a las paredes, o bien entre estantes.

9. Guardar los documentos en cajas adaptadas a su formato para evitar dañarlos.

10. Girar instrucciones claras y específicas a los usuarios sobre la manera correcta de manipular los documentos.

11. Evitar el transportar los documentos a mano para evitar accidentes. Utilizar carritos con rodines.

12. Implantar planes de contingencia para el salvamento de documentos esenciales.

13. Mantener cerradas las ventanas o colocarles filtros para evitar en ingreso de partículas atmosféricas contaminantes (ácido sulfúrico, por ejemplo, polvo, humo, vapores, sales, gases, etc.).

14. Eliminar el uso de prensas metálicas, clips, grapas y sostenedores en los documentos, así como materiales adhesivos inestables (cinta adhesiva) que emigran al documento deteriorándolo.

15. Asegurar la limpieza del sudor y grasa de las manos de usuarios, así como evitar el uso de saliva para manipular los documentos.

16. Hacer visitas de inspección periódicas a las áreas de almacenamiento , con el objeto de detectar la presencia de elementos nocivos a la conservación de los documentos y combatirlos a tiempo (suciedad, roedores, insectos, niveles altos de humedad y temperatura, etc.).

17. Mantener un programa permanente de limpieza de los pisos, paredes y techo de los depósitos, utilizando paño húmedo y evitando el uso de escobas.

18. No disponer basureros en el piso de los depósitos para no atraer insectos y roedores.

19. Tener un plan permanente de fumigaciones (desinsectación –insectos- y desinfección –hongos y bacterias-).

20. Sellar entradas y salidas por donde transitan los roedores. Colocar faldones de caucho en las puertas de acceso a las áreas de almacenamiento documental, para evitar el ingreso de insectos.

21. No colocar plantas dentro ni cerca del área de depósito.

CONSERVACIÓN - SEGURIDAD

Además de contar con unas instalaciones y un mobiliario adecuado, el archivo debe adoptar las medidas de seguridad necesarias para controlar cuantos factores representan un riesgo para la documentación.
a. Aparatos de control climático:
Temperatura y humedad someten al soporte a fuertes tensiones de contracción y dilatación por lo que debilitan el papel volviéndolo quebradizo. Este sistema, junto con las paredes de doble pantalla, permite al Archivo prevenir los posibles daños que un exceso de humedad en el ambiente podría ocasionar (aparición de hongos, mohos…).
b. Rayos ultravioleta
El Archivo también ha sido acondicionado para proteger la documentación de los rayos ultravioleta. Con ello se evita la exposición directa de los documentos a la luz solar que podría amarillear el papel, decolorar las tintas y volverlo quebradizo.
c. Medidas anti-incendio:




El Archivo debe estar dotado de un sistema automático de detección de incendios y de puertas cortafuegos. Deben haber extintores portátiles disponibles en todas las salas del archivo y un dispositivo automático de extinción.


d. Digitalización
Uno de los principales objetivos del proceso de digitalización de la documentación del Archivo es su conservación. Día a día los documentos se ven sometidos a muchas agresiones externas, entre ellas a la manipulación indebida de los mismos. Con el proceso de digitalización se pretende hacer más perdurable la documentación evitando su consulta directa.
e. Medidas de Seguridad



A lo largo de los años, los documentos del Archivo han sido objeto de hurto y vandalismo. El depósito del archivo debe ser dotado de un sistema antirrobo y cámaras de circuito cerrado estratégicamente situadas. Con ello se pretende prevenir posibles incidentes que, poco a poco, van destruyendo el patrimonio histórico documental.

martes, 2 de septiembre de 2008

7.4.2 Restauración Documental

Restauración es:

“...la recuperación de la integridad física y funcional del documento, gracias a la corrección de las alteraciones que ha sufrido”.

Este concepto centra su atención en todas aquellas tareas que tienen por fin, intervenir directamente el documento con el objeto de devolverle su integridad física, aunque no precisamente original. En vista de que la intervención se lleva a cabo sobre el soporte del documento, la persona responsable de hacer el trabajo debe tener el cuidado de respetar tanto su valor físico como el valor funcional (intelectual).
Por ende, el tratamiento que se le dé al documento (paso que en el mejor de los casos debe evitarse) entraña cuidados especiales para no alterar su composición estructural y la información consignada en él. Es, por tanto, un compromiso ético e histórico.
LA RESTAURACIÓN ES EL RESULTADO DE LA INEFICACIA O AUSENCIA DE POLÍTICAS Y PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA.

Existen dos formas para la restauración de documentos:

v Mecánica: a través de máquinas especiales.
v Manual: la restauración se realiza a mano.
7.4.2.1 Restauración Mecánica

Cuando las condiciones del documento lo requieren se deben aplicar tratamientos de restauración encaminados a devolver la funcionalidad del documento manteniendo sus valores históricos y codicológicos.
Todas las restauraciones están precedidas por un intenso trabajo de análisis de la naturaleza y estado de los materiales que componen la obra, para determinar las causas de degradación y poder establecer los diversos procesos curativos que se deban aplicar según sea el caso.
Un equipo técnico muy cualificado y con alta sensibilidad, así como un laboratorio perfectamente equipado aseguran la alta calidad de los tratamientos necesarios para cada caso:

v Restauración de Documentos en papel:
El papel es el soporte más utilizado en nuestra historia cultural y uno de los más frágiles y que mayores problemas de conservación y restauración presenta.
La gran diversidad de papeles y medios utilizados para transmitir información sobre ellos hace imprescindible un profundo estudio de la naturaleza de cada documento y de las causas y efectos de la degradación que presente.
Los tratamientos que se aplican comprenden la limpieza, alisado, eliminación de manchas y elementos extraños, lavado, desacidificación, reintegración, consolidación y laminación.



v Restauración de Documentos sobre pergaminos:
El pergamino es un material muy especial, que ha sido ampliamente utilizado para la difusión de textos e imágenes. Los tratamientos de conservación y restauración aplicados son específicos para este soporte y comprenden la limpieza, hidratación, alisado, unión de roturas y reintegración de faltas.

v Restauración en Encuadernaciones:

Se reproducen los estilos artísticos y técnicas tradicionales de encuadernación para la recuperación de encuadernaciones con tapas de madera o cartón, revestidas con piel, pergamino, tela o papel. Se fabrican papeles jaspeados adecuados a la época de cada libro. Además se incluyen materiales de calidad de archivo y fácilmente reversibles aplicados mediante técnicas no agresivas para el original.












7.4.2.2 Restauración Manual

El responsable del archivo contando con la asesoría del Archivo General de la Nación cruza la información respectiva de las tablas de retención con el diagnóstico y determinará conjuntamente las prioridades de intervención en primeros auxilios.

GUÍA PRÁCTICA DE PRIMEROS AUXILIOS DE DOCUMENTOS

v Limpieza mecánica superficial

El primer paso es verificar la resistencia físico-mecánica del soporte, para ello se debe realizar una inspección visual y evaluación de cambios mínimos de color. Al tacto determinar la flexibilidad o resequedad y establecer la intensidad y cobertura de sus deterioros físicos (roturas, rasgaduras, abrasiones etc.).

- Retirar los elementos metálicos presentes; ganchos, clips, legajadores, etc.
- Con el fin de no separar la unidad documental se pueden sustituir por elaborados en material plástico y/o emplear un trozo de papel, como barrera entre el clip y la documentación.
- Para eliminar el polvo y suciedad superficial realizar por las dos caras, un barrido con un cepillo de cerda suave. Evitar el contacto del soporte rígido del cepillo con el documento.

v Documentos Rotos

a. Se analiza la forma en que está roto el documento para determinar la dirección de la fibra del papel.
b. Si el papel está rasgado, se casan las barbas unas con otras. En caso de que la rotura se presente lisa (sin barbas) se sacan pequeñas barbas con bisturí o cuchilla para poder unirlas.
c. Efectuado este proceso, se toma un pincel muy fino y se introduce en el aglutinante especial que se consigue en el comercio, o en colbón disuelto en agua (no demasiado claro ni muy espeso); el pincel se pasa por las barbas y se sostiene con papel tissú.
d. Luego se coloca debajo de algo pesado que le impida arrugarse. Una vez seco, con el bisturí se procede a retirar el papel tissú.
e. En algunos casos hay necesidad de hacer injertos porque falta una parte de la hoja. Efectuar un injerto es reemplazar la parte deteriorada por otra que tiene las mismas características, como clase de papel, color, etc.
f. En estos casos se corta una pieza de papel del tamaño necesario, se encaja en el roto y se pega utilizando aglutinante o Colbón disuelto en agua. Para ello se pasa el pincel por la unión, impregnado de aglutinante o Colbón. Luego se le coloca papel tissú sobre la parte pegada y se deja debajo de algún objeto pesado. Una vez seco, se retira el papel tissú utilizando bisturí o cuchilla.

En ningún caso se debe enmendar con cinta pegante transparente, pues con su utilización solo se logra contribuir a su rápido deterioro.

v Documentos arrugados o manchados

a. PLANCHADO DE DOCUMENTOS ARRUGADOS

En el proceso de restauración lo que más tiempo toma es el tratamiento de papeles sueltos. La primera operación es el planchado, o sea la remoción de dobleces y ondulaciones. Esta operación debe efectuarse antes de hacer limpieza o reparación adicional, y es en sí un medio muy importante de prolongar la vida de los documentos. Si los papales doblados se usan mucho, sin plancharlos antes, se debilitan y acabarán por romperse a lo largo de los dobleces. Así, su reparación resulta mucho más difícil.

El planchado es sencillo y se basa en el principio elemental de hu7medecer el documento (habiéndose retirado ganchos, alfileres, bandas de goma, etc.). Luego con una plancha común y corriente, a una temperatura de 30 a 40 grados, se procede a efectuar el planchado en forma rápida. Si todavía la arruga no desaparece, se toma una hoja de papel periódico limpio (sin escritos), se humedece y se exprime, colocándola encima del documento que se va arreglar y se produce nuevamente a plancharlo.


b. LAVADO Y REMOCIÓN DE MANCHAS

Las manchas de ácido, engrudo o cola, pueden quitarse lavando los documentos, pero antes debe efectuarse una prueba de estos antes de llevarlos al agua, pues en algunos casos, como en los papeles barnizados, se pueden dañar.

Para esta prueba basta con aplicar una gotica de agua en un sitio de poca importancia y luego secarla con un papel secante; si a éste se pasa el color, es porque el documento no resiste el lavado. En consecuencia, se debe preparar antes el documento, cubriéndolo con una solución débil de acetato de celulosa en acetona.

Una vez que se haya secado esta capa, puede lavarse el papel sin ningún temor.

El lavado puede hacerse en una cubeta de las que se utilizan en fotografía, que debe ser un poco más grande que los papeles y debe llenarse hasta la mitad con agua mezclada con el disolvente adecuado.

A continuación se relacionan los elementos que son utilizados en el lavado de documentos según el tipo de manchas, los cuales se consiguen en establecimientos comerciales.

MANCHA - DISOLVENTE QUE SE RECOMIENDA

Cinta adhesiva - Tetracloruro de carbono o bencina
Cemento duco - Acetona
Cola (del tipo de tela o glasina) - Agua caliente
Barniz - Acetona
Aceite - Tetracloruro de carbono o bencina
Pintura - Mixtura de alcohol y bencina
Engrudo - Agua
Cemento de caucho - Mixtura de bencina y tolueno
Cinta escocesa adhesiva - Mixtura de bencina y tolueno
Laca - Alcohol etílico
Cera - Mixtura de bencina y tolueno

Una vez lavados los documentos se colocan entre papel secante (pueden ser periódico) y se planchan.

Si el documento está empastado debe separarse de la pasta antes de ser lavado y planchado.