Los nuevos soportes tecnológicos conviven con los documentos en papel, existiendo en muchos casos duplicidad de soportes por el paso a papel de los documentos electrónicos, y en otros casos a la inversa, con la digitalización de documentos. Por lo anterior, podemos decir que nos hemos introducido al desarrollo de un nuevo derecho enmarcado en la libertad y la confianza, acorde a un hecho fáctico imposible de negar como es la interdependencia de los Estados y en general de la comunidad internacional, a través de la interacción y unión por medio de los avances tecnológicos. v CONCEPTO:
Se ha definido el documento electrónico como “La representación en forma electrónica de hechos jurídicamente relevantes, susceptibles de ser representados en una forma humanamente comprensible”.
En ese orden de ideas, se encuentra que el mensaje de datos entendido como documento electrónico también es susceptible de ser firmado, de tener un titular o creador, e igualmente, puede diferenciarse cuando un mensaje de datos es un documento electrónico original y auténtico, en la medida que no ha sido alterado.
Se ha definido el documento electrónico como “La representación en forma electrónica de hechos jurídicamente relevantes, susceptibles de ser representados en una forma humanamente comprensible”.
En ese orden de ideas, se encuentra que el mensaje de datos entendido como documento electrónico también es susceptible de ser firmado, de tener un titular o creador, e igualmente, puede diferenciarse cuando un mensaje de datos es un documento electrónico original y auténtico, en la medida que no ha sido alterado.
v NORMATIVIDAD:
El artículo 175 del código de procedimiento civil: “Medios de prueba: sirven como pruebas la declaración de parte, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del juez.”
Ley 270 de 1996: Establece por primera vez en la legislación colombiana, el reconocimiento del documento electrónico (validez y eficacia) cuando en su artículo 95 dispone : “Tecnología al servicio de la Administración de Justicia : El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica de la pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información. Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones.”
Ley 223 del 20 de diciembre de 1995, artículo 37: eleva la factura electrónica a la categoría de factura de venta.
Circular del 14 de mayo de 1997 expedida por la secretaría jurídica de la Presidencia de la República: en ella se determina que el derecho de petición de los ciudadanos que se realice mediante el uso de las modernas herramientas tecnológicas (internet, por ejemplo), debe ser asumido como si fuese una petición de la que trata el artículo 23 de la Carta Política.
Decreto 2150 de 1995, artículo 26, en el que se establece la forma de utilización de los sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos al interior de la Administración Pública: “Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.”
El artículo 175 del código de procedimiento civil: “Medios de prueba: sirven como pruebas la declaración de parte, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del juez.”
Ley 270 de 1996: Establece por primera vez en la legislación colombiana, el reconocimiento del documento electrónico (validez y eficacia) cuando en su artículo 95 dispone : “Tecnología al servicio de la Administración de Justicia : El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica de la pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información. Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones.”
Ley 223 del 20 de diciembre de 1995, artículo 37: eleva la factura electrónica a la categoría de factura de venta.
Circular del 14 de mayo de 1997 expedida por la secretaría jurídica de la Presidencia de la República: en ella se determina que el derecho de petición de los ciudadanos que se realice mediante el uso de las modernas herramientas tecnológicas (internet, por ejemplo), debe ser asumido como si fuese una petición de la que trata el artículo 23 de la Carta Política.
Decreto 2150 de 1995, artículo 26, en el que se establece la forma de utilización de los sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos al interior de la Administración Pública: “Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.”
v VALOR PROBATORIO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO:
El documento electrónico, para poseer valor probatorio, debe reunir los mismos requisitos de un documento o instrumento percartam, esto es aquellos requisitos que se refieren a la esencia del documento mismo. En primer término, deberá reunir las exigencias instrumentales probatorias propias de todo acto o contrato, como:
a) ser instrumento público o privado, de aquellos reconocidos por el ordenamiento jurídico como tales;
b) reunir los requisitos de eficacia que establecen los códigos de procedimiento, para que tengan valor probatorio en juicio.
a) ser instrumento público o privado, de aquellos reconocidos por el ordenamiento jurídico como tales;
b) reunir los requisitos de eficacia que establecen los códigos de procedimiento, para que tengan valor probatorio en juicio.
7.3.4.1 Factura Electrónica
En términos muy resumidos, el uso de la Factura Electrónica es un proceso que trae solo ventajas a la empresa que se adhiere a este nuevo sistema, siempre que cuente con el software apropiado y el asesoramiento correcto.A diferencia de la emisión de facturas tradicionales, la factura electrónica es emitida en un formato estándar, de modo que pueda ser transferida en forma digital al SII, y en forma digital o impresa en papel al destinatario.
El emisor prepara la factura en su computador, donde puede revisarla y modificarla si fuese necesario. Una vez completada la envía por INTERNET, tanto al Servicio de Impuestos Internos como al receptor final (cliente). Si el receptor tiene un computador, puede ver e imprimir la factura para proceder a su posterior pago. O bien, si el receptor cuenta con el software apropiado, podrá ingresar directamente el contenido de la factura electrónica a su sistema computacional, sin necesidad de digitar sus datos.
¿Cuáles son los beneficios del uso de Factura Electrónica?
Hay tres tipos de beneficios que se desprenden del uso de la Factura Electrónica: reducción de los costos directos, reducción de los costos indirectos y mejoramiento del servicio al cliente.
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