Son dos hojas de cartulina o Manila, cartón prensado o de fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se llama pestaña; viene del mismo tamaño de la carpeta, o de la mitad, la tercera parte, la cuarta o la quinta parte de esa extensión. La más usada es la de corte de un tercio (1/3). La rotulación de la carpeta se hace sobre la pestaña. Una carpeta tiene capacidad máxima para 100 documentos. Debe conservar su forma original, doblando los pliegues de expansión que tiene marcados en el lomo. Estos son los pliegues grafados.
Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas laterales que doblan al interior. Incluye grafado para 4 pliegues sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm., para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La capacidad máxima de almacenamiento es de 200 o 250 folios. No debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.
Material:
La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina (pH ³ 7)
Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro
Resistente al doblez y al rasgado
De color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua
La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Se recomienda el uso de cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2 o propalcote de mínimo 320 g/m2.
v Carpeta colgante
En los archivadores las oficinas, se recomienda el uso de carpetas colgantes y celuguías, productos que se pueden adquirir comercialmente.
Internamente, dentro de las celuguías, los documentos se deben almacenar en carpetas realizadas en material estable (cartulina desacidificada de mínimo 240 g/m2, cartulina propalcote de mínimo 320g/m2, cartulina bristol/bond).
Se deben utilizar carpetas de cubierta plegada por la mitad cuyo diseño no incluye adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.
Las carpetas deben ser diseñadas de acuerdo con el volumen y formato de folios que van a albergar. En un lugar visible y de acuerdo con el diseño adoptado, se debe consignar la identificación de su contenido.
Dimensiones: Ancho de la cartulina: 45,5 cm.
Largo del pliegue: 35 cm.
Ancho cubierta posterior: 23,5 cm.
Este ancho incluye una pestaña de 1,5 cm. para identificación.
Ancho cubierta anterior: 22 cm.
No se deben utilizar A-Z para el almacenamiento de la documentación.
b. Bolsas
Llamadas también sobre o fundas. Se uso está determinado por el volumen del material o por su consulta periódica, como las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más se usan tiene separadores o compartimientos dentro de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.
Para el archivo electrónico existen carpetas y bolsas diseñadas con características especiales.
c. Legajos
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella. En cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el más actualizando, al principio o al final. El legajo se identifica con los siguientes datos:
v Identificación de la empresa.
v Nombre de la dependencia a la cual pertenece.
v Título para el archivo.
v Código de la serie.
v Nombre de la serie y subserie.
v Año al cual pertenecen los documentos.
Se recomienda la utilización de los legajos; estos evitan la pérdida de documentos ocasionada cuando se tienen que prestar las carpetas.
d. Cajas para archivo
Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y temperatura, y contribuyen a su adecuada manipulación y organización. Las cajas han ser funcionales y para ello se deben seleccionar diseños acordes con el formato de los documentos.
Cabe aclarar, que las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos y en cuanto al material, éstas deben ser fabricadas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.
Recubrimiento interno:. Debido a la composición del cartón corrugado, este material tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales.
Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, preimpreso con identificación de la entidad.
v ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO HISTÓRICO
Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm. x alto: 25,5 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 12,5 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 42,5 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación
Diseño: Incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de las unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
v ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO CENTRAL 
Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 40 cm.
Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su manipulación, puede ser utilizada en el archivo histórico.
e. Libros y tomos
Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Cada una de las partes, de obras impresas o manuscritas de cierta extensión, con paginación propia y encuadernada de forma separada.
No hay comentarios:
Publicar un comentario