7.1.3 Soportes para el almacenamiento de información

Son todos aquellos dispositivos, ya sean internos o externos, donde se guardan físicamente los archivos de un sistema. Las unidades de almacenamiento bien pueden ser los documentos en soporte papel, los cuales son los más comunes, los microfilmes, los CD, las memorias USB, etc. Todos aquellos dispositivos que guarden alguna información.

El papel

El papel es una estructura obtenida en base a fibras vegetales de celulosa, las cuales se entrecruzan formando una hoja resistente y flexible. Para los papeles o cartulina que serán destinados a usos en los que la impresión es muy importante, se requiere un superficie muy tersa y brillante.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.

b. Rollos de Microfilmación



La microfilmación es la técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

El microfilme es un material muy estable para el registro de documentos que contienen información escrita. De hecho, el microfilme de calidad tipo plata, es decir, la película revestida de una capa de gelatina con bromuros de plata, ocupa el segundo puesto entre los soportes permanentes de información, inmediatamente después del papel de buena calidad, es decir de P.H. neutro (sin ácido).

c. Diskettes



La unidad de 3,5 pulgadas permite intercambiar información utilizando disquetes magnéticos de 1,44 MB de capacidad. Aunque la capacidad de soporte es muy limitada si tenemos en cuenta las necesidades de las aplicaciones actuales se siguen utilizando para intercambiar archivos pequeños, pues pueden borrarse y reescribirse cuantas veces se desee de una manera muy cómoda, aunque la transferencia de información es bastante lenta si la comparamos con otros soportes, como el disco duro o un CD-ROM.
Para usar el disquete basta con introducirlo en la ranura de la disquetera. Para expulsarlo se pulsa el botón situado junto a la ranura, o bien se ejecuta alguna acción en el entorno gráfico con el que trabajamos (por ejemplo, se arrastra el símbolo del disquete hasta un icono representado por una papelera).

d. Unidad de CD-ROM

La unidad de CD-ROM permite utilizar discos ópticos de una mayor capacidad que los disquetes de 3,5 pulgadas hasta 700 MB. Ésta es su principal ventaja, pues los CD-ROM se han convertido en el estándar para distribuir sistemas operativos, aplicaciones, etc.
El uso de estas unidades está muy extendido, ya que también permiten leer los discos compactos de audio.
Para introducir un disco, en la mayoría de las unidades hay que pulsar un botón para que salga una especie de bandeja donde se deposita el CD-ROM. Pulsando nuevamente el botón, la bandeja se introduce.

e. USB



Es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash para guardar la información que puede requerir o no baterías (pilas), en los últimos modelos la batería no es requerida, la batería era utilizada por los primeros modelos. Estas memorias son resistentes a los rasguños (externos) y al polvo que han afectado a las formas previas de almacenamiento portátil, como los CD y los disquetes.

f. Cintas Magnéticas


La cinta magnética es un tipo de soporte de almacenamiento de información que se graba en pistas sobre una banda de un material magnético, generalmente óxido de hierro o algún cromato. El tipo de información que se puede almacenar en las cintas magnéticas es variado, como vídeo, audio y datos.

Hay diferentes tipos de cintas, tanto en sus medidas físicas, como en su constitución química, así como diferentes formatos de grabación, especializados en el tipo de información que se quiere grabar.
Los dispositivos informáticos de almacenamiento masivo de datos de cinta magnética son utilizados principalmente para respaldo de archivos y para el proceso de información de tipo secuencial, como en la elaboración de nóminas de las grandes organizaciones públicas y privadas. Al almacén donde se guardan estos dispositivos se lo denomina cintoteca.

g. Fotografías y Negativos

La fotografía es el proceso de capturar imágenes y almacenarlas en un medio de material sensible a la luz, basándose en el principio de la cámara oscura, con la cual se consigue proyectar una imagen captada por un pequeño agujero sobre una superficie, de tal forma que el tamaño de la imagen queda reducido y aumentado su nitidez. Para almacenar esta imagen, las cámaras fotográficas utilizaban hasta hace algunos años exclusivamente la película sensible, mientras que en la actualidad se emplean, casi siempre, sensores CCD y CMOS y memorias digitales; es la nueva fotografía digital.

7.1.4 Documento Electrónico

Los nuevos soportes tecnológicos conviven con los documentos en papel, existiendo en muchos casos duplicidad de soportes por el paso a papel de los documentos electrónicos, y en otros casos a la inversa, con la digitalización de documentos. Por lo anterior, podemos decir que nos hemos introducido al desarrollo de un nuevo derecho enmarcado en la libertad y la confianza, acorde a un hecho fáctico imposible de negar como es la interdependencia de los Estados y en general de la comunidad internacional, a través de la interacción y unión por medio de los avances tecnológicos.

v CONCEPTO:

Se ha definido el documento electrónico como “La representación en forma electrónica de hechos jurídicamente relevantes, susceptibles de ser representados en una forma humanamente comprensible”.

En ese orden de ideas, se encuentra que el mensaje de datos entendido como documento electrónico también es susceptible de ser firmado, de tener un titular o creador, e igualmente, puede diferenciarse cuando un mensaje de datos es un documento electrónico original y auténtico, en la medida que no ha sido alterado.

v NORMATIVIDAD:

El artículo 175 del código de procedimiento civil: “Medios de prueba: sirven como pruebas la declaración de parte, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección judicial, los documentos, los indicios y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento del juez.”

Ley 270 de 1996: Establece por primera vez en la legislación colombiana, el reconocimiento del documento electrónico (validez y eficacia) cuando en su artículo 95 dispone : “Tecnología al servicio de la Administración de Justicia : El Consejo Superior de la Judicatura debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia. Esta acción se enfocará principalmente a mejorar la práctica de la pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, la comunicación entre los despachos y a garantizar el funcionamiento razonable del sistema de información. Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones.”

Ley 223 del 20 de diciembre de 1995, artículo 37: eleva la factura electrónica a la categoría de factura de venta.

Circular del 14 de mayo de 1997 expedida por la secretaría jurídica de la Presidencia de la República: en ella se determina que el derecho de petición de los ciudadanos que se realice mediante el uso de las modernas herramientas tecnológicas (internet, por ejemplo), debe ser asumido como si fuese una petición de la que trata el artículo 23 de la Carta Política.

Decreto 2150 de 1995, artículo 26, en el que se establece la forma de utilización de los sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos al interior de la Administración Pública: “Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.”

v VALOR PROBATORIO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO:

El documento electrónico, para poseer valor probatorio, debe reunir los mismos requisitos de un documento o instrumento percartam, esto es aquellos requisitos que se refieren a la esencia del documento mismo. En primer término, deberá reunir las exigencias instrumentales probatorias propias de todo acto o contrato, como:

a) ser instrumento público o privado, de aquellos reconocidos por el ordenamiento jurídico como tales;

b) reunir los requisitos de eficacia que establecen los códigos de procedimiento, para que tengan valor probatorio en juicio.

7.3.4.1 Factura Electrónica

En términos muy resumidos, el uso de la Factura Electrónica es un proceso que trae solo ventajas a la empresa que se adhiere a este nuevo sistema, siempre que cuente con el software apropiado y el asesoramiento correcto.

A diferencia de la emisión de facturas tradicionales, la factura electrónica es emitida en un formato estándar, de modo que pueda ser transferida en forma digital al SII, y en forma digital o impresa en papel al destinatario.

El emisor prepara la factura en su computador, donde puede revisarla y modificarla si fuese necesario. Una vez completada la envía por INTERNET, tanto al Servicio de Impuestos Internos como al receptor final (cliente). Si el receptor tiene un computador, puede ver e imprimir la factura para proceder a su posterior pago. O bien, si el receptor cuenta con el software apropiado, podrá ingresar directamente el contenido de la factura electrónica a su sistema computacional, sin necesidad de digitar sus datos.

¿Cuáles son los beneficios del uso de Factura Electrónica?

Hay tres tipos de beneficios que se desprenden del uso de la Factura Electrónica: reducción de los costos directos, reducción de los costos indirectos y mejoramiento del servicio al cliente.

7.2 UNIDADES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES

v Documentos en soporte papel: Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera considerable la conservación de los mismos.

Humedad Relativa y Temperatura.
Temperatura de 15 a 20°c con una fluctuación diaria que no exceda los 2°c. Humedad Relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria que no exceda del 5% entre valores máximos y mínimos.
- Para documentos en formato análogo como fotografías, microfilmes, cintas magnéticas, rollos de microfilmación entre otros, y digitales como disquetes, CD, DVD, se tendrá en cuenta lo siguiente:
v Fotografías y Negativos: deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro. Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Humedad Relativa y Temperatura.
Fotografía Blanco y negro:
Temperatura de 15º a 20ºC.
Para conservación permanente la temperatura deberá ser inferior a 15ºC.
Humedad relativa de 40% a 50%.
Para conservación permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias.
Fotografía a color
Temperatura menor a 10ºC.
Para su conservación permanente se recomiendan temperaturas inferiores a 0ºC. Humedad relativa de 25% a 35%.
v Rollos de Microfilmación: deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
Humedad Relativa y Temperatura.
Temperatura de 17 a 20ºC.
Humedad relativa de 30% a 40%.
v Cintas Magnéticas: Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso.
Humedad Relativa y Temperatura.
Temperatura de 10 a 18ºC.
Humedad relativa de 40% a 50%.
v Disquetes y los CD: podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.
Humedad Relativa y Temperatura.
Temperatura 14 a 18ºC
Humedad relativa de 40% a 50%.

7.3 CONDICIONES AMBIENTALES NECESARIOS EN LOS DEPÓSITOS DE ARCHIVO

Se debe garantizar la aireación continua. Los ciclos de renovación del aire y el caudal de intercambio se establecerán según las condiciones ambientales requeridas y las características espaciales del inmueble.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellas.

a. Filtrado de aire
Deberá impedir el ingreso de partículas sólidas y de contaminantes atmosféricos.

b. Iluminación
- El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux.
- La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación.
- La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta.
- La utilización de luz incandescente o halógena se evaluará en relación con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar
- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
- Se recomienda el empleo de sistemas y diseños de iluminación basados en luz reflejada.

c. Seguridad
Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropósito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales.
d. Mantenimiento
Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantería y de las unidades de conservación.
Se debe realizar la evaluación de riesgos tanto en la edificación como de aquellos derivados de actos vandálicos, tanto estos como las medidas de corrección y reacción en caso de siniestro se consignaran en el plan de prevención de desastres.
En todo caso las especificaciones técnicas y las condiciones ambientales señaladas en el numeral 2 también se aplicarán en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, para el correcto funcionamiento de los archivos públicos.

7.4 PROCESOS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

Conservación es:

“... el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro”.

Por consiguiente, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevención y restauración. Esto es la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos.

Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que se refiere a la capacidad que tiene para transmitir la información que consigna.

¿Cuándo un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación?

Cuando mantiene tanto su aspecto corpóreo (físico), así como su capacidad para transmitir la información que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Por lo tanto, si un documento conserva su integridad física, pero ha perdido o se ve amenazada su capacidad para transmitir información, no podrá considerarse que esté en buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a que su contenido original puede ser fácilmente transmitido.
Ahora bien, para lograr una buena política de conservación documental, es preciso ocuparse de dos tareas: la preservación y la restauración.

7.4.1 CONSERVACIÓN PREVENTIVA

Preservación es:

“...la organización y programación de toda clase de actividades relacionadas con la conservación de las colecciones en general;...”

Por tanto, la preservación involucra a todas aquellas acciones preventivas que contribuyan al buen estado del acervo documental. Quiero esto decir, que la preservación se anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteración o deterioro, cuya mayoría son de carácter extrínseco, o sea que se ciernen en el medio que rodea al documento. En consecuencia, la preservación busca eliminar el daño ocasionable, no el ocasionado.

La conservación preventiva es una necesidad fundamental para las entidades que custodian el patrimonio cultural, pues resulta indispensable para asegurar el eficaz cumplimiento de sus funciones. De esta manera, el planteamiento preventivo ofrece un radio de acción más amplio, donde uno de sus principales aportes es el enfoque sistemático, global e integral frente a la protección de los bienes culturales.

METODOS PREVENTIVOS DE CONSERVACIÓN

1. Un microclima controlado en el que la humedad relativa esté entre 50-60% y la temperatura se mantenga entre 16-21º C. Esto se puede lograr mediante sistemas de aire acondicionado con extracción de humedad. Sin embargo, el mejor sistema es la ventilación natural que esté renovando el aire dentro del área de depósito, con lo cual se controla la aparición de agentes biológicos (hongos, bacterias, insectos).

2. Utilizar iluminación apropiada. Recuérdese que la luz fluorescente, pese a emitir poco calor, transmite rayos ultravioleta que provoca alteraciones químicas en el documento (fragilidad y desintegración), en tanto que la luz incandescente, siendo que provoca más calor, emite rayos infrarrojos que afectan la composición física del papel (amarillamiento). Se sugiere usar la luz fluorescente, pero con filtros difusores de rayos ultravioleta.

3. No adosar la estantería a las paredes para evitar condensación. Separarla del suelo al menos 6 centímetros.

4. Evitar la exposición de documentos originales. Utilizar técnicas de reprografía (microfilmación, por ejemplo) para disminuir su uso y deterioro.

5. Cubrir con filtros las ventanas de depósito para evitar la irradiación solar directa.

6. Disponer los locales de depósito en las áreas más seguras y sólidas del edificio principal.

7. No disponer las tuberías e instalaciones eléctricas descubiertas cerca del área de depósito.

8. Utilizar estantería metálica, preferiblemente tipo mecano de acabado liso y pintada en polvo al horno a altas temperaturas. Su altura recomendada es 2.20 metros, asegurándola al piso y a las paredes, o bien entre estantes.

9. Guardar los documentos en cajas adaptadas a su formato para evitar dañarlos.

10. Girar instrucciones claras y específicas a los usuarios sobre la manera correcta de manipular los documentos.

11. Evitar el transportar los documentos a mano para evitar accidentes. Utilizar carritos con rodines.

12. Implantar planes de contingencia para el salvamento de documentos esenciales.

13. Mantener cerradas las ventanas o colocarles filtros para evitar en ingreso de partículas atmosféricas contaminantes (ácido sulfúrico, por ejemplo, polvo, humo, vapores, sales, gases, etc.).

14. Eliminar el uso de prensas metálicas, clips, grapas y sostenedores en los documentos, así como materiales adhesivos inestables (cinta adhesiva) que emigran al documento deteriorándolo.

15. Asegurar la limpieza del sudor y grasa de las manos de usuarios, así como evitar el uso de saliva para manipular los documentos.

16. Hacer visitas de inspección periódicas a las áreas de almacenamiento , con el objeto de detectar la presencia de elementos nocivos a la conservación de los documentos y combatirlos a tiempo (suciedad, roedores, insectos, niveles altos de humedad y temperatura, etc.).

17. Mantener un programa permanente de limpieza de los pisos, paredes y techo de los depósitos, utilizando paño húmedo y evitando el uso de escobas.

18. No disponer basureros en el piso de los depósitos para no atraer insectos y roedores.

19. Tener un plan permanente de fumigaciones (desinsectación –insectos- y desinfección –hongos y bacterias-).

20. Sellar entradas y salidas por donde transitan los roedores. Colocar faldones de caucho en las puertas de acceso a las áreas de almacenamiento documental, para evitar el ingreso de insectos.

21. No colocar plantas dentro ni cerca del área de depósito.